Rechnungen & Dokumente verwalten (How-to)

So prüfen und verwalten Sie Rechnungen und Dokumente rund um eine Fahrt.

Aus der App (Fahrer)

• Belege (Ausgaben) können unter „Details/Belege“ erfasst und mit Foto hochgeladen werden.
• Geben Sie Betrag, Zahlungsart (Karte/Bar/Firmenkarte), Steuersatz und Kategorie (z. B. Kraftstoff) an.
• Nach dem Upload werden Belege vom Disponenten geprüft.

Siehe auch

• App → Belege

Im Cockpit (Disponenten/Admins)

• Öffnen Sie den Auftrag und prüfen Sie hochgeladene Belege und Dokumente.
• Der Prüfstatus wird durch Icons visualisiert (z. B. grün = ok, gelb = Rückfrage/ToDo).
• Fehlende Informationen können als ToDo an den Fahrer gesendet werden.

Dokumente am Auftrag

• Fügen Sie auftragsspezifische Dokumente (z. B. Unterlagen) hinzu.
• Dokumente vom Fahrer erscheinen größer im Protokoll und sind besser lesbar.

Rechnung erstellen

• Nach Abschluss der Lieferung: Im Bereich „Rechnungen“ neue Rechnung erstellen.
• Zahlungsbedingungen und Nummernkreise in den Einstellungen definieren.

Exporthinweise (CSV/PDF)

• Auftragsliste: Export als CSV/PDF nach Zeitraum/Filter. Nutzen Sie Filter (Kunde, Status), um nur relevante Einträge zu exportieren.
• Belege/Spesen: Export für Buchhaltung als CSV mit Beträgen/Steuersätzen.
• Rechnungen: Sammel-PDF-Download möglich (je nach Berechtigung). Achten Sie auf korrekte Nummernkreise und Datumsschemen.
• Datenschutz: Export-Dateien enthalten personenbezogene Daten – sicher speichern/übermitteln.

Mehr Details: Cockpit → Rechnung (erstes Setup)