Aufträge verwalten (anlegen, planen, Status verfolgen)

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Aufträge im Cockpit anlegen, planen, an Fahrer übergeben und den Status verfolgen.

Zielgruppe: Disponenten/Admins im Cockpit. Für Fahrer: Auftragsstatus in der App

Auftrag anlegen

• 🆕 Cockpit → „Aufträge“ → „Neu anlegen“
• Pflichtfelder ausfüllen:
  • 👤 Kunde, 📍 Abhol- und Lieferadresse
  • 🗓️ Zeitfenster (Datum/Uhrzeit), Kontaktpersonen
  • 🚗 Fahrzeugdaten (falls bekannt), Hinweise/Weisungen
• Speichern → Auftrag ist im Status „Neu“
• ℹ️ Wiederkehrende Angaben (z. B. Standardpreise, -texte) in den Einstellungen hinterlegen

Auftrag planen

• 🗓️ Zeitfenster realistisch setzen (Abholung/Lieferung)
• ⏱️ Dauer und Strecke grob kalkulieren (Puffer einplanen)
• 🧰 Benötigte Qualifikationen/Fahrzeugtyp festlegen (falls relevant)
• 📎 Optionale Dokumente anhängen (z. B. Abholvollmacht)
• ✅ Tipp: 10–15 % Zeitpuffer zwischen Einsätzen einplanen

Fahrer zuweisen

• Auftrag öffnen → Reiter „Zuweisung“
• Fahrer auswählen anhand von:
  • 📅 Verfügbarkeit (Kalender/Konflikte)
  • 📍 Nähe zum Abholort
  • 🧑‍💼 Erfahrung/Qualifikation (z. B. E‑Fahrzeuge, Premiumkunden)
• „Zuweisen & benachrichtigen“ wählen, um Push/E‑Mail zu senden
• Mehr dazu: Fahrer zuweisen

Status verfolgen

• Tabs nutzen: „Neu → Akzeptiert → Aktuell → Fertig“ (Archiv: abgeschlossen)
• Live‑Updates sehen Sie bei:
  • ✅ Annahme/Ablehnung durch den Fahrer
  • 🚗 Abholung gestartet/abgeschlossen (Übergabeprotokoll)
  • 📦 Lieferung unterwegs/abgeschlossen
• 📝 Rückfragen/To‑dos direkt im Auftrag dokumentieren

Übergabeprotokoll prüfen

• Nach Abholung/Lieferung prüfen:
  • 📷 Pflichtfotos vorhanden (Front, Heck, Seiten, Innenraum, Detailschäden)
  • 🔖 FIN/Kennzeichen korrekt, Kilometerstände plausibel
  • ✍️ Unterschriften vollständig und lesbar
• Details: Übergabeprotokoll

Dokumente und Abrechnung

• 🧾 Belege des Fahrers prüfen (bei Unklarheiten nachfragen)
• ✅ Auftrag abschließen und Rechnung erstellen
• 📤 Exporte: CSV/PDF für Ablage oder Buchhaltung nutzen
• Mehr dazu: Rechnungen und Dokumente

Häufige Fehler vermeiden

• ⚠️ Unvollständige Adressen/Zeitfenster → Fehlplanungen
• ⚠️ Keine Fahrerbestätigung (Auftrag bleibt „Neu“) → nachfassen oder Ersatz zuweisen
• ⚠️ Fehlende Pflichtfotos → Verzögerungen bei der Abnahme

Troubleshooting

• 🔎 Auftrag nicht sichtbar? Filter/Zeitraum prüfen
• 🔔 Keine Push beim Fahrer? Siehe Push‑Nachrichten und Berechtigungen
• 🔐 Export fehlt? Berechtigungen prüfen oder den Support kontaktieren